SAP Connector

Aufgabenstellung:

Binden Sie Ihr SAP R/3 dynamisch und flexibel an Xerox DocuShare an und schaffen Sie eine direkte Schnittstelle um Dokumente aus SAP heraus zu archivieren.

Lösung mit Xerox DocuShare:

Xerox DocuShare SAP-Link realisiert die nahtlose Integration zwischen SAP R/3 und der umfangreichen ECM-Suite von Xerox DocuShare. Alle geschäftsrelevanten Dokumente eines Unternehmens – eingehende wie ausgehende Belege – sind in Xerox DocuShare sicher und jederzeit abrufbar gespeichert. Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe werden auf intuitive Weise durch Xerox DocuShare unterstützt. Alle rechtsrelevanten Belege werden automatisch in einem revisionssicheren Speicher abgelegt.
Alle Dokumententypen und Ablage- sowie Archivierungsstrategien des SAP-Systems werden unterstützt. Hierzu wird das SAP-Modul ArchiveLink aktiv eingebunden.

Dokumente erfassen

Eingehende Papierdokumente werden in einem individuell konfigurierbaren Prozess gescannt, volltexterkannt und automatisch mit relevanten Informationen zum jeweiligen Dokument (sogenannte Metadaten, wie Belegnummer, Belegdatum, Betrag, etc.) versehen. Die Prüfung und Ablage der Belege erfolgt in Xerox DocuShare® automatisch in der richtigen Archiv-Struktur. Über die SAP Standard-Schnittstelle ArchiveLink können diese Daten einem SAP-Geschäftsprozess zugeordnet werden. Es werden alle SAP-Scan-Szenarien unterstützt:

  • „Frühes Erfassen mit / ohne Barcode“
  • „Spätes Erfassen ohne Barcode“
  • „Spätes Erfassen mit Barcode“

Der Leistungsumfang der einzubindenden Scan-Option von Xerox DocuShare ist auf die Eigenschaften des jeweiligen Belegguts abgestimmt.

In SAP erzeugte Dokumente (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, etc.,) werden ebenfalls direkt an Xerox DocuShare® übergeben. Gleiches gilt für SAP-Drucklisten (Journale, Konten, Saldenlisten, etc.). Darüber hinaus stehen alle Xerox DocuShare- Schnittstellen für die Dokumentenerfassung (Office, Windows, Outlook) zur Verfügung.

Belegrelevante Indexdaten aus dem SAP-System werden automatisch an Xerox DocuShare übergeben und mit den entsprechenden Belegen verbunden. Dies ermöglicht die Recherche nach Dokumenten auch unabhängig vom SAP-System direkt in Xerox DocuShare.

Arbeitsprozesse unterstützen und automatisieren

Xerox DocuShare unterstützt den SAP-Business Workflow. In Xerox DocuShare verwaltete Dokumente stehen am jeweiligen Vorgang jederzeit für den Arbeitsprozess in SAP zur Verfügung.
Xerox DocuShare bietet mit dem integrierten Workflow Manager darüber hinaus umfangreiche Möglichkeiten zur Modellierung und Automatisierung von standardisierten Arbeitsprozessen (Freigabe-, Prüf-, Genehmigungs-, Kenntnisnahme-, Transaktions-Prozesse).

Zielgenaues Recherchieren

Die Recherche nach Dokumenten ist direkt aus SAP heraus auf verschiedenen Wegen möglich:

  • direkte Verknüpfung des Dokumentes am SAP-Vorgang
  • parametrisierte Suche direkt aus SAP in Xerox DocuShare mit den Indexdaten des Vorgangs
  • freie Recherche aus SAP nach Dokumenten-Inhalten und -Metadaten in Xerox DocuShare

Für die Recherche nach Dokumenten steht neben den individuellen Indexkriterien der einzelnen Dokumente und Dokumententypen auch der komplette Volltext eines Dokuments zur Verfügung. Hierbei bietet Xerox DocuShare umfassende „Finde-Möglichkeiten“ durch Nutzung von Booleschen Operatoren, Phrasen und Wildcards (Platzhaltern).

Es werden somit zu einem Indexkriterium aus SAP alle relevanten Dokumente geliefert – unabhängig von Ihrer Herkunft (aus SAP oder extern) und Archivablage.
Auch Nicht-SAP-Anwender sind in der Lage – Ihre Berechtigung lt. Rechtekonzept vorausgesetzt – nach SAP-Belegen zu recherchieren und diese zu lesen. Hierzu steht die intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche von Xerox DocuShare zur Verfügung (Web-, Windows-, Outlook-Client).

Revisionssicher Archivieren

Abhängig von der Rechtsrelevanz der Dokumente werden diese in Xerox DocuShare automatisch in einen Archivspeicher abgelegt. Dieser erfüllt alle Anforderungen der revisionssicheren Archivierung. Über ein modulares Archiv-Konzept ist Xerox DocuShare in der Lage, verschiedene Archivmedien zu bedienen (hierarchisches Speichermanagement). In die Archivierung sind neben den SAP-Belegen beliebige weitere Dokumententypen integrierbar.

Visualisierung

Die leistungsstarken Visualisierungskomponenten innerhalb von Xerox DocuShare generieren aus allen eingehenden Dokumenten automatisch schnelle Vorschauansichten und unveränderbare Dokumentenrepräsentationen. Hierzu stehen integrierte Konverter in:
PDF
PDF/A
TIFF
HTML
zur Verfügung.
Somit ist eine schnelle Orientierung im SAP-Dokumentenarchiv jederzeit möglich.

Sicherheit

Xerox DocuShare berücksichtigt das Rechtekonzept des SAP-Systems. Darüber hinaus steht ein eigenes Rechtesystem zur Verfügung (Lesen, Schreiben, Verwalten). Über die Integration mit dem zentralen Benutzer-Verzeichnis (Active Directory, LDAP) werden Benutzer und ihre Berechtigungsgruppen zentral gepflegt und mit der Benutzerverwaltung von Xerox DocuShare abgeglichen.

Strukturierung / Aktenpläne

Xerox DocuShare bietet die Möglichkeit, individuelle Aktenpläne und Akten-Substrukturen vorzudefinieren und für alle Akten eines Typs automatisiert zu generieren (Kundenakten, Personalakten, Rechnungsarchiv). Dies sichert die Einheitlichkeit und Vollständigkeit der Dokumentenverwaltung auch über lange Nutzungszeiten. Mit dem optionalen Modul „Records Management“ ist ebenfalls die Integration von externen Akten in die zentrale Verwaltung als sogenannter „Record“ möglich.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Revisionsichere Archivierung
  • Dynamisch Schnittstellen
  • Unterstützung und Automatisierung der bestehenden Geschäftsprozesse
  • Finden, statt Suchen.
  • Sichere und strukturierte Langzeitarchivierung

Laden Sie sich HIER die komplette Modulbeschreibung herunter.

Testzugang

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  • Tel.: +49 (700) 2420 8180 (DT 0,12 €/Min.)

  • Mail: docushare@tgconsulting.de